Грузоперевозки перешли на ЭПД: что необходимо сделать бизнесу

С 1 сентября 2026 года участники коммерческих грузоперевозок должны оформлять основные перевозочные документы в электронном виде. Требование распространяется на автомобильный, железнодорожный и авиационный транспорт, а также на транспортно-экспедиционную деятельность.

Переход не сводится к отправке PDF по электронной почте. Документ создаётся в установленном формате, подписывается электронной подписью, проходит через аккредитованного оператора и попадает в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Кого касается новый порядок

В электронном обмене участвует вся транспортная цепочка: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и, если он привлечён, экспедитор. Обязанности конкретной компании зависят от её роли и вида договора. Даже организация, которая не владеет грузовиком, может быть участником ЭПД как отправитель или получатель.

Обязательный формат охватывает:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку;
• поручения экспедитору;
• экспедиторские и складские расписки;
• грузовые авианакладные;
• железнодорожные транспортные накладные.

Перечень нужно сопоставить с реальными процессами компании. Если бизнес одновременно отправляет товар, нанимает перевозчика и использует склад экспедитора, одного шаблона транспортной накладной может быть недостаточно.

Почему нельзя подключиться к ГИС ЭПД напрямую

Обмен между компанией и государственной системой идёт через операторов информационных систем ЭПД, аккредитованных Минтрансом. Оператор принимает документ от участника, проверяет технический формат, передаёт сведения другим сторонам и в ГИС ЭПД.

Минтранс сообщал, что к июню 2026 года взаимодействие было организовано через 11 аккредитованных операторов. Между ними действует роуминг: стороны одной перевозки не обязательно должны заключать договор с одним поставщиком. Однако возможность обмена и поддержку нужных типов документов лучше подтвердить до первой рабочей отправки.

При выборе оператора полезно проверить тариф, интеграцию с учётной системой, мобильный сценарий для водителя, архив, техническую поддержку и порядок действий при сбое. Наличие оператора в официальном перечне важнее рекламного названия продукта.

Электронная подпись и полномочия сотрудника

ФНС указывает на использование квалифицированной электронной подписи. На практике компании также должны определить, кто подписывает документ на каждом этапе и на каком основании этот человек действует.

Если документ подписывает не руководитель, может потребоваться машиночитаемая доверенность. Её наличие не исправляет неверно выстроенный процесс: полномочия должны соответствовать роли сотрудника, а сертификат подписи — оставаться действующим.

До запуска стоит составить матрицу:

1. какой документ возникает на каждом этапе перевозки;
2. кто отвечает за его создание и проверку;
3. кто подписывает документ и каким видом подписи;
4. что происходит при замене водителя, машины, груза или адреса;
5. кто контролирует завершение документооборота и исправления.

Подготовка учётной системы и справочников

Большинство ошибок возникает не в момент подписи, а раньше — из-за неполных или несовпадающих данных. В карточках контрагентов должны быть актуальные реквизиты, роли сторон и идентификаторы. Следует проверить адреса погрузки и выгрузки, сведения о транспортных средствах и водителях, наименования груза, единицы измерения и договорные основания.

Если ЭПД формируется из ERP или другой учётной системы, интеграцию нужно испытать на типовых и нестандартных сценариях. Ручной ввод через веб-интерфейс подходит для небольшого объёма, но при большом потоке увеличивает риск опечаток и задержек.

Какие перевозки пока могут остаться на бумаге

ФНС и Минтранс называют исключения, при которых допускается бумажная накладная. Среди них — отдельные специальные грузы, сделки с участием иностранных контрагентов и перевозки для личных нужд физических лиц.

Эти категории нельзя толковать расширительно. Само наличие зарубежного товара не обязательно делает контрагента иностранным, а личная покупка гражданина отличается от коммерческой перевозки для предпринимателя. Перед применением исключения нужно сверить действующую норму и документы по конкретной операции.

Минтранс также предусмотрел аварийный режим на случай непредвиденных технических обстоятельств. Это не постоянное разрешение вернуться к бумаге по желанию компании. Условия такого режима определяются официальным порядком и фактом сбоя.

Будут ли штрафовать сразу

В июне Минтранс предложил до 1 марта 2027 года при обнаружении бумажного документа вместо электронного применять устное предупреждение. Президент поддержал инициативу. Бизнесу, однако, следует проверять, как предложение закреплено в действующих нормативных актах на дату перевозки.

Переходный подход к контролю не отменяет обязанности применять ЭПД с 1 сентября. Кроме административного риска остаются операционные последствия: документ может не дойти до контрагента, задержится приёмка груза или возникнет спор о выполнении перевозки.

Что сделать компании после 1 сентября

1. Определить все роли компании в транспортной цепочке и перечень используемых документов.
2. Выбрать аккредитованного оператора и проверить роуминг с операторами контрагентов.
3. Подготовить подписи и машиночитаемые доверенности для уполномоченных сотрудников.
4. Обновить справочники и настроить интеграцию с учётной системой.
5. Провести тестовую перевозку от создания документа до финального статуса.
6. Закрепить порядок исправлений, отказа от подписи и работы при техническом сбое.
7. Проинформировать перевозчиков, склады, бухгалтерию и сотрудников, принимающих груз.

К середине 2026 года в ГИС ЭПД уже было оформлено более 41 млн документов, а ежемесячный поток достигал двух миллионов. По данным Минтранса, системой пользовались около 14 тысяч компаний. Это показывает, что инфраструктура работала до обязательного запуска, но не гарантирует готовность каждого отдельного бизнеса.

Цифровой документ меняет не форму, а процесс

ЭПД способен сократить передачу бумаги, ускорить сверку и уменьшить риск потери оригинала. ФНС также указывает на более быстрые взаиморасчёты. Однако эффект появляется только при согласованной работе всех участников. Если один контрагент не настроил подпись или сотрудники не понимают статусы документа, цифровая накладная создаст новую очередь вместо устранения старой.

Главная задача компании — пройти перевозку целиком: от заказа и погрузки до приёмки, исправлений и архива. Настройка одного рабочего места или получение сертификата электронной подписи сами по себе не завершают переход на электронные перевозочные документы.

Заметили опечатку или ошибку? Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам о ней.

Материалы партнеров:

Читайте другие новости: